Estrarre dati da fatture e PDF finanziari

Le fatture arrivano come allegati PDF. Qualcuno deve aprirle una per una e digitare i numeri nel sistema contabile. Voci, importi, calcoli delle imposte, dati del fornitore: tutto intrappolato in un formato che non è mai stato pensato per l'inserimento dati.

Se lo fai da più di una settimana, conosci già il problema. I PDF finanziari sono il tipo di documento più comunemente estratto, e anche il meno tollerante agli errori. Un punto decimale letto male non è solo un brutto errore. Si propaga attraverso report, riconciliazioni, e alla fine il pomeriggio molto spiacevole di qualcuno.

Cosa rende difficili i PDF finanziari

I numeri devono essere esatti. Una tabella di descrizione prodotti può sopravvivere a un piccolo refuso. I dati finanziari no. La differenza tra 1.234,56 e 12.345,6 è il tipo di errore che salta fuori in un audit.

Ogni fornitore formatta le fatture in modo diverso. Alcune sono pulite. Altre sembrano progettate per punire chiunque tenti di estrarne i dati. Non esiste un layout standard, nemmeno all'interno dello stesso settore.

Poi c'è il problema delle impostazioni locali. "1.234" è milleduecentotrentaquattro, o uno virgola due tre quattro? Dipende dal paese di provenienza del documento. Separatori decimali, formati data e simboli di valuta variano a seconda della regione, e le fatture raramente indicano quale convenzione stanno usando.

Le fatture hanno anche totali a più livelli: importi delle singole voci, subtotali, imposte, sconti, un totale generale. Ottenere i numeri giusti significa capire la struttura del documento, non limitarsi a leggere cifre dalla pagina.

Perché l'inserimento manuale non regge

Il processo tipico è semplice. Apri il PDF, trovi i campi, li digiti nell'ERP. Per dieci fatture a settimana, va bene.

Per centinaia al mese, crolla tutto. L'inserimento manuale dei dati ha un tasso di errore intorno all'1-3%, e per i dati finanziari anche l'1% crea problemi reali. Ogni fattura richiede qualche minuto per essere elaborata. Il personale contabile finisce per passare ore sull'inserimento dati quando potrebbe fare lavoro di contabilità vero e proprio.

Da PDF a dati strutturati

L'approccio pratico è descrivere ciò che ti serve dal documento e lasciare che uno strumento di estrazione lo tiri fuori. Con qualcosa come unPDF, carichi una fattura, gli dici "estrai tutte le voci con descrizioni, quantità, prezzi unitari e totali" e ottieni una tabella strutturata. Revisioni l'output, correggi quello che non torna ed esporti come CSV o Excel.

Questo funziona meglio della conversione cieca dell'intero documento perché stai indirizzando l'estrazione su campi specifici. Non ti serve l'intero PDF convertito. Ti servono il numero fattura, la data, le voci e il totale.

Gestire la variabilità dei formati

La parte più difficile dell'estrazione di fatture su larga scala è la variabilità dei formati. Ogni fornitore impagina le proprie fatture in modo diverso.

L'estrazione in linguaggio naturale aiuta perché non sei vincolato a un template rigido. "Estrai la tabella delle voci" funziona sia che la tabella si trovi in cima alla pagina o in fondo, che l'intestazione dica "Qtà" o "Quantità", indipendentemente dall'ordine delle colonne. Questo conta quando il tuo team di contabilità fornitori elabora fatture di decine di fornitori diversi.

Fatture scansionate e OCR

Alcune fatture sono scansioni anziché PDF creati digitalmente. Il testo in una fattura scansionata è un'immagine, quindi necessita di OCR prima di qualsiasi altra operazione.

L'OCR moderno gestisce la maggior parte delle scansioni abbastanza bene. La qualità dipende dalla risoluzione e dalla nitidezza di stampa. Se elabori molte fatture scansionate, investi in un buon scanner e impostalo ad alta risoluzione DPI. Fa risparmiare tempo a valle.

Renderlo ripetibile

Una volta capito come estrarre un lotto di fatture, il passo successivo è trasformarlo in un processo coerente. Usa gli stessi prompt di estrazione per ogni lotto. Inserisci un passaggio di revisione prima che i dati entrino nel sistema contabile. Monitora la precisione nel tempo per individuare fornitori problematici o errori ricorrenti in anticipo.

L'estrazione automatizzata con revisione umana è il compromesso pratico. Procedi più velocemente nella pila, ma qualcuno controlla comunque i numeri prima che finiscano nei libri contabili.